Comment devenir VRAIMENT plus productif ? 12 stratégies simples pour travailler efficacement en 2020 (Guide débutant)

Vous avez du mal à être productif(ve) ? Vous désirez faire plus de choses sans avoir à faire trop d’efforts supplémentaires ?

Une enquête menée par Microsoft a révélé que la plupart de ses employés sont improductifs au travail environ 17 heures par semaine. Sur un volume de travail hebdomadaire moyen de 40 heures, c’est énorme. J’ai toute votre attention ? Alors on y va.



Tout le monde manque de productivité de temps en temps, c’est normal. Mais j’ai cherché à savoir comment réduire au maximum ce temps de travail « gâché » par la procrastination et les nombreuses distractions.

Et bonne nouvelle, j’ai trouvé comment n’importe qui peut être plus productif au quotidien.

Dans cet article :

  • Vous apprendrez comment de simples petites techniques, une fois mises bout à bout, peuvent vous faire gagner beaucoup de temps ;
  • Vous découvrirez que la gestion du temps optimisée est accessible à tout le monde ;
  • Je vous donne les outils qui permettent d’utiliser concrètement les conseils que vous voyez souvent revenir sans jamais vraiment savoir comment les appliquer.


Voici les 12 stratégies simples que vous pouvez mettre en place dès aujourd’hui pour être plus productif au travail et dans la vie de tous les jours.

#1 Apprenez à faire une Todo List

Beaucoup de gens font une énorme erreur avec leurs listes de choses à faire et cela peut détruire leur productivité.

Ne vous surchargez pas.
Les To-Do lists sont souvent trop complexes, avec des tâches dans le désordre, et qui n’ont pas du tout le même niveau d’importance.

Vous voyez de quoi je veux parler ? Nous l’avons tous déjà faite, cette to-do qui nous stresse au lieu de nous rendre plus efficace…

Notre cerveau ne peut gérer que six ou sept tâches dans une journée avant d’être débordé. Évitez la charge mentale.

L’expression “charge mentale » signifie : avoir sans cesse le cerveau en ébullition, ne plus arriver à déconnecter, avoir des milliards de choses à penser et à faire.

Un travail bâclé génère une charge mentale équivalente à celle d’un excès de travail.



Certaines tâches prendront beaucoup de temps, d’autres pas du tout. Cela crée un déséquilibre dans la façon dont nous distribuons notre temps. Ce qui se passe alors, c’est que notre liste de tâches devient un outil de procrastination.

Nous faisons les choses « faciles », tout en étant distraits par les choses « difficiles ». Donc nous ne sommes pas plus productifs pour les tâches vraiment essentielles.

La solution pour une meilleure to-do list

  1. À la fin de votre journée, notez les six tâches les plus importantes que vous devez accomplir le lendemain ;
  2. Classez ces tâches par ordre d’importance. Soyez très honnêtes à ce moment-là. La plus urgente est classée numéro 1, pas de négociation possible ;
  3. Lorsque vous commencez à travailler, concentrez-vous d’abord sur la tâche la plus importante. Ne faites rien d’autre jusqu’à ce que cette tâche soit terminée. Accordez-lui toute votre attention ;
  4. Répétez les étapes 2 et 3 pour le reste de votre liste. Déplacez les éléments inachevés vers une nouvelle liste de six tâches pour le lendemain.

Pour utiliser au mieux cette technique, voici une matrice que vous pouvez utiliser. Elle provient de l’auteur Stephen Covey dans son livre First Things First :

Méthode To-Do list

Il faut de l’auto-discipline, mais cela en vaut vraiment la peine :

  • Elle vous force à prendre des décisions ;
  • Dans votre tête, tout devient clair au sujet des priorités ;
  • Vous apprendrez vite à identifier quelles tâches peuvent être facilement reportées sans vous prendre la tête.

Les outils à utiliser :

Utilisez des post-it classiques à coller sur votre bureau si vous aimez écrire pour vous souvenir.

Sinon, il existe des applications simples et gratuites pour faire des post-it sur ordinateur :

  • Sur Windows : Cliquez sur « Démarrer » => tapez « Pense-bête » dans la barre de recherche ;
  • Sur Mac : L’appli Post-it est gratuite ;
  • La matrice de Stephen Covey : un ingrédient supplémentaire pour prioriser les tâches.

#2 Arrêtez le « multi-tasking » : faire plusieurs choses en même temps nuit à votre productivité

On ne peut pas faire deux choses à la fois. C’est la neuroscience qui le dit (1).

Notre cerveau est programmé pour effectuer correctement une seule tâche. Seuls 2% environ de la population seraient capables de faire plusieurs tâches en même temps.

Passer d’une tâche à une autre demande de l’énergie pour se reconcentrer. Par exemple, consulter les réseaux sociaux 30 secondes en plein milieu de la rédaction d’un rapport peut vous faire perdre 5 à 10 minutes avant de redevenir vraiment concentré sur ce que vous faites.

Même si cela ne paraît pas grand chose, imaginez ce temps perdu sur la journée entière, la semaine, le mois, l’année. Cette énergie peut être conservée pour faire BIEN ce qui compte VRAIMENT.

💡

« Ce changement de tâche a un cout biologique qui finit par nous fatiguer beaucoup plus vite que si nous maintenons notre focus sur une seule chose. »


Daniel Levitin, professeur de neuroscience comportementale à l’université McGill.

Comment faire pour se concentrer sur une seule tâche ?

Mettez-vous dans l’état d’esprit d’un chirurgien en pleine opération. Pensez-vous qu’un chirurgien téléphone ou like des photos sur Instagram pendant qu’il opère un patient ? Non.

Pour améliorer votre niveau de focus, et booster votre productivité, voici le top des solutions faciles à appliquer dès maintenant :

  • Bloquer les distractions sur votre temps de travail avec des applications intelligentes (super-efficace) comme Freedom.
  • Quand vous sentez que vous devenez distrait, utilisez une technique de concentration pendant 2 à 5 minutes. Je vous mets la vidéo de Fabien Olicard juste en dessous qui vous explique sa technique simple mais efficace.
  • Mettez votre téléphone hors de votre vue et sur silencieux (sauf si vous attendez un appel VRAIMENT important), dans votre tiroir par exemple ;

Ce sera déjà un très bon début, et vous verrez que les résultats sont immédiats.


#3 La méthode Pomodoro : votre allié pour une productivité à toute épreuve

Pomodoro est le nom d’une méthode de gestion du temps adaptée à n’importe quelle tâche. Pour beaucoup d’entre nous, le temps peut être une sorte d’ennemi.

L’angoisse de voir l’horloge tourner et le retard approcher peut entraîner une perte d’efficacité.

La technique Pomodoro consiste à mieux utiliser son temps pour améliorer sa façon de travailler ou d’étudier en fractionnant les périodes de concentration.

C’est une sorte de minuteur basé sur des études qui ont démontré l’efficacité de ce découpage des tâches. Le process est simple :

  1. Choisir une tâche à effectuer ;
  2. Programmer son minuteur Pomodoro pour 25 minutes de travail ;
  3. Travailler sans AUCUNE interruption pendant ce temps jusqu’à la sonnerie du minuteur ;
  4. Prendre une pause quelques instants. Pas de téléphone autorisé ;
  5. Recommencer 3 fois, pour enchainer au total 4 temps de travail et 3 micro-pauses ;
  6. Une fois les 4 périodes Pomodoro achevées, prendre une longue pause de 20 à 30 minutes avant de retourner travailler.
La technique Pomodoro expliquée en images

Appliquer concrètement la méthode Pomodoro

Le plus simple est d’utiliser un tracker Pomodoro en ligne. Vous pourrez créer une petite to-do list pour vos sessions de travail et suivre l’avancée à chaque période écoulée.

Pour ceux qui veulent un vrai outil, vous pouvez vous procurer un vrai Minuteur Pomodoro silencieux pour une vingtaine d’euros. J’ai personnellement choisi le bleu, et je suis très content de l’investissement 👌.

Sinon, il y a l’application PomoDone disponible sur tous les supports (Mac, Windows, Linux, IOs, Android). Elle permet de se connecter aux différents outils de gestion de projet comme Trello, Evernote, Todoist ou encore Slack. Idéal pour travailler efficacement en équipe !


#4 Le Bullet Journal (ma stratégie préférée)

Comprendre le passé, organiser le présent, préparer le futur. La stratégie du Bullet Journal tient dans cette phrase.

C’est Ryder Carroll, un designer américain, qui l’a développée. Cette technique est en quelques sortes un mélange entre une todo list, un journal de bord et un journal intime. Une espèce de cadre pour votre vie et votre travail, qui permet également de noter et organiser ses idées.

Pour l’utiliser, il vous faut :

  • 1 carnet (avec pointillés de préférence) : j’utilise celui de la marque Lemome. Vous trouverez tout plein de modèles différents sur Amazon ;
  • Quelques stylos de couleurs différentes ;
  • 1 règle ;
  • 5 minutes par jour

Cette technique mérite des explications claires. Une fois qu’on a compris le système à mettre en place, c’est diablement efficace (et très satisfaisant 💆‍). Prenez quelques minutes pour bien comprendre comme cela fonctionne.

Je vous propose une vidéo de la chaîne Les Lectures du Loup qui vous montre comment faire bon usage d’un bullet journal, et pourquoi vous devriez vous y mettre dès maintenant 👇.


#5 Utiliser des outils de gestion de projet

Vous travaillez en équipe ou collaborez avec d’autres personnes pour des projets scolaires ou personnels ?

Alors vous avez sûrement déjà eu du mal à répartir les tâches, organiser les missions de chacun, suivre l’avancement d’un projet, etc.

Même pour organiser des vacances, les outils de gestion de projet sont utiles !

Essayez Trello, c’est simple et gratuit

Allons à l’essentiel, je pense que le plus simple est d’essayer un outil pour comprendre comment vous pouvez gagner en temps et en énergie. Même si vous bossez tout seul, cela peut être utile.

Trello par exemple vous permet de créer des tableaux partagés pour suivre l’avancement d’un projet. Chacun peut y créer des « cartes » qui représentent des tâches, et les déplacer par ordre de priorité par exemple. Les membres qui ont accès laissent des commentaires, insèrent des liens, et accèdent en un clic à toutes les infos nécessaires pour chaque tâche.

Tout est expliqué sur leur page d’accueil : je vous laisse jeter un œil sur leur site pour comprendre le fonctionnement. C’est vraiment idéal pour gérer un projet de A à Z en planifiant des tâches.

D’autres outils comme Asana proposent des fonctionnalités similaires. J’aurais aussi pu vous en parler car je l’ai déjà utilisé, mais j’ai préféré vous montrer Trello car il est gratuit pour une équipe de 10 personnes maximum.


#6 Profitez de vos pauses intelligemment

Ce que vous faites durant vos pauses est tout aussi important que ce que vous faites quand vous travaillez.

Bien qu’il soit tentant de sauter sur Instagram, Facebook, ou de regarder la dernière vidéo de votre Youtubeur favori, vous pourriez maximiser vos pauses en prenant de bonne habitudes pour votre cerveau.


Voici une « liste de pauses » à essayer :

Coffee TIme
  • Changer d’environnement pour votre prochaine session de travail (une autre pièce, un coffee shop, etc.) ;
  • Aller respirer dehors, tout simplement ;
  • Écrire sur une de vos idées dans un carnet, sur un post-it, ou dans votre bullet journal si vous l’avez avec vous ;
  • Faire un exercice de relâchement ;

Ce sont des pauses saines pour votre esprit. Essayez tout ce qui vous évite d’aller trainer sur les réseaux sociaux.

Prendre des pauses ne vous fait pas perdre de temps, au contraire

Notre cerveau fonctionne sur deux modes. Le mode « concentré« , que nous utilisons lorsque nous apprenons, écrivons, ou travaillons. Le cerveau passe en mode « diffus » quand nous sommes détendus, plus rêveurs, quand il ne faut pas réfléchir. Typiquement, vous êtes en « mode diffus » en conduisant sur une autoroute vide ou quand vous prenez une douche.

Comme beaucoup d’entre vous, je pensais qu’il était essentiel de progresser sans arrêt sur ma concentration en ne prenant jamais en compte le mode diffus. Pourtant, des études ont montré que l’activité de nombreuses régions du cerveau augmente lorsque notre esprit vagabonde(2).

La relaxation associée au mode « détente » du cerveau peut permettre au cerveau d’effectuer de nouvelles connexions et de renvoyer des informations précieuses.

– Barbara Oakley, professeur d’ingénierie


Parfois, les meilleurs déclics se produisent quand on s’y attend le moins ! Savoir se reposer serait tout aussi essentiel que savoir se concentrer.


#7 Mettre en place de puissantes routines de travail

Les routines sont une des clés de la performance. Tout le monde ou presque le sait, beaucoup on déjà essayé 1 ou 2 jours, une semaine grand maximum.

Mais soyons honnêtes : avez-vous déjà tenu une VRAIE routine de productivité ?

Pour la plupart des gens, les habitudes sont créées inconsciemment, et nous les réalisons sans même y faire attention. Les habitudes aident à faire d’innombrables choses nécessaires, ou au contraire, elles nous poussent à procrastiner (au travail, par exemple).

Comment créer une routine efficace facilement

Je ne vais pas vous bassiner avec des « routines matinales » qui durent deux heures incluant une douche froide, du yoga, de la méditation et une séance de sport.

Nous sommes ici pour trouver des solutions simples, efficaces, et surtout que vous pourrez tenir dans la durée ! Je vous donne un exemple dans quelques secondes.

La routine doit :

  • Être une action simple mais bien spécifique ;
  • Facile à exécuter sans avoir à y penser ;
  • Contenir un mouvement physique au minimum.

Celle que je vous conseille (elle a fonctionné avec moi, pourquoi pas vous ?) : écrire sur un tableau blanc avant de faire quoi que ce soit dans votre journée. J’écris ma tâche numéro 1 de la journée, celle que je dois absolument faire, avec des notes associées à cette tâche si besoin (exemple : appeler client X / documents A,B,C sous les yeux / objectif du call / réponse à une objection clé).

Elle réunit les 3 points évoqués ci-dessus, et je n’ai pas à faire d’effort pour y penser car le tableau est toujours à vue d’œil, en face de moi au bureau.

Tableau weleda qui représente une routine de travail

#8 Manger des chewing-gums (oui, c’est prouvé !)

Vous le savez, j’aime bien me baser sur des faits et des expériences pour valider les techniques et les méthodes que j’étudie.

Et il se trouve que des psychologues ont prouvé que les chewing-gum pouvaient améliorer la fonction cognitive du cerveau(3).

Durant l’expérience, un groupe de participants devait mâcher du chewing-gum avant ou pendant une batterie de tests cognitifs. L’autre groupe témoin n’avait pas de chewing-gums.

Le groupe ayant mâché du chewing-gum a mieux performé les 15 à 20 premières minutes de la séance de tests. Cela pourrait s’expliquer par le fait que la mastication entraîne une certaine excitation, et donc une sorte de « réveil » des fonctions cérébrales.

Évidemment, ce n’est pas le conseil le plus élémentaire de cet article. Mais tout de même, ça vaut le coup d’essayer, non ?

Certains sportifs ont apparemment adopté cette technique pour se concentrer. Zlatan Ibrahimovic a récemment fait la promotion de Mind The Gum, des chewing-gums à base de caféine, vitamines et minéraux. Et à en croire les nombreux avis positifs, c’est une option sérieuse pour ceux qui aiment les chewing-gums.

Allez, après cette petite pause détente dans votre lecture, on peut passer à la suite des techniques à utiliser pour être plus productif.


#9 Apprendre à lire plus vite

C’est durant mes études en e-learning que je me suis penché sur un problème que je souhaitais résoudre : Avec la quantité de cours que je télécharge en PDF, comment faire pour lire plus vite et ainsi accélérer mon apprentissage ?

Je considère qu’on aurait dû nous apprendre ça dès l’école, à partir du moment où nous sommes tous capables de lire.

Comme cela n’a pas été le cas, j’ai cherché par moi-même comment optimiser mon temps passé à lire. Et j’ai découvert la méthode SQ3R (Survey/Question/Read/Recite/Review). Cette méthode inventée par Francis Pleasant Robinson, psychologue de l’éducation, a été approuvée et plébiscitée par bon nombre de professeurs et étudiants à travers le Monde.

J’ai donc essayé, et c’est plutôt efficace, à condition d’être en forme. Le matin, par exemple.

Elle consiste à lire rapidement et mieux retenir l’essentiel d’un texte ou d’un livre grâce à un process de lecture active que je vous présente tout de suite.

La méthode SQ3R de Robinson

La méthode SQ3R expliquée en image
  1. Sonder (Survey) : Parcourir le sommaire du document, lire les conclusions de chapitres, afin que votre cerveau se prépare aux informations plus précises qu’il cherchera ensuite ;
  2. Questionner (Question) : Transformer chaque titre principal en question. Une étape que vous pouvez exécuter avec une feuille ou une note sur votre ordinateur/votre téléphone à côté de vous ;
  3. Lire (Read) : Lisez le premier chapitre, cherchez et notez la réponse à votre question. Si vous ne trouvez pas, faites une seconde lecture plus concentré ;
  4. Reformuler à voix haute (Recite) : Bon, si vous êtes dans une bibliothèque ou au bureau, essayez de chuchoter. Ce qui compte, c’est de réciter plusieurs fois la réponse avec l’information essentielle du chapitre en utilisant des formulations différentes ;
  5. Réviser (Review) : Une fois que les 4 première étapes ont été répétées pour tous les chapitres de livre, ou les parties du document que vous avez lu, prenez vos notes et testez votre mémoire en récitant les informations essentielles de chaque chapitre.

Vous verrez, on prend vite l’habitude une fois qu’on a compris que ça fonctionne. En répétant la technique sur le long terme, on y gagne vraiment du temps.


#10 Visualisez votre journée

Vous le faites déjà inconsciemment quand vous programmez quelque chose. Je vous propose d’essayer de le faire volontairement et consciemment pour en tirer plusieurs bénéfices :

  • Envisager les scénarios pour régler un problème ou réaliser une tâche compliquée (dédramatiser, ou relativiser) ;
  • Booster votre créativité en imaginant des solutions innovantes pour vous organiser parmi tout ce que vous avez à faire ;
  • Se rappeler pour quelle raison fondamentale vous allez faire telle ou telle chose, histoire de se motiver.

Ne vous mettez pas trop de pression pour avoir la « bonne » vision. Vous aurez toujours des imprévus et des échecs, malgré toutes les pensées positives que vous vous répèterez. La vie est faite ainsi, et ceux qui vous disent le contraire sont des charlatans menteurs.

Donc plutôt que de se créer un monde imaginaire ou tout est beau et facile dans sa tête, on va intégrer quelque chose d’essentiel : la réalité et ses obstacles.

La méthode DROP pour visualiser

Je fais partie de ceux qui pensent que les outils comme la pensée positive et la visualisation peuvent être efficaces à une condition : intégrer les obstacles plutôt que les éviter.

L’acronyme DROP signifie Désir, Résultat, Obstacle, Plan. Nous allons l’illustrer tout de suite pour que vous compreniez comment cela fonctionne.

Voici un exemple appliqué à l’organisation personnelle et la productivité :

Désir : proposer un contenu de qualité à mes lecteurs, améliorer mon blog, finir cette tâche que je me suis fixé en début de semaine.

Résultat : écrire et publier un nouvel article dans la journée.

Obstacle : j’ai tendance à me trouver des excuses ou des urgences imaginaires quand je perds mon inspiration et ma concentration.

Plan d’action : raccourcir mes sessions de travail, me concentrer 1 minute avant chaque période d’écriture.

Vous pouvez bien sûr écrire sur vos micro-séances de visualisation dans un carnet, avant ou après la session.

image représentant la méthode DROP
Visualisez vos tâches avec la méthode DROP

#11 Ranger votre espace de travail

Vous avez parfois l’impression de ne rien trouver sur votre bureau ? Vous perdez la trace de vos notes, de vos documents ou vos projets ? Alors il est temps de ranger un peu.

On dit souvent que « mettre de l’ordre dans ses affaires, c’est mettre de l’ordre dans sa tête ». Oui, l’environnement a réellement un impact sur la psychologie au travail(4). Les recherches montrent clairement que les environnements de travail physiques (c’est-à-dire les espaces et les objets matériels) influencent les performances et le bien-être des travailleurs.

Et c’est également le cas pour tout ce qui est digitalisé ! Un sondage réalisé à l’échelle mondiale a montré que nous perdons jusqu’à deux heures par semaine à rechercher inutilement des documents numériques.

Que faire concrètement ? Voici 3 clés pour gagner en productivité grâce au rangement

Pour éviter l’encombrement, il est préférable de ranger régulièrement votre espace de travail plutôt que de laisser les choses s’accumuler. Disons une fois par semaine, voire tous les jours si vous utilisez beaucoup de matériel. Évitez de laisser les choses s’accumuler au risque de vous « habituer » au désordre (et donc à la perte de temps).

Si vous travaillez depuis chez vous, le fait de maintenir un espace de travail propre et simple peut contribuer à créer une frontière entre le « bureau » et votre espace de vie.

Identifiez les choses que vous utilisez régulièrement et gardez-les à portée de main (ordinateur, téléphone, bullet journal, bouteille d’eau, etc). Tout le reste doit aller à la poubelle, dans un tiroir ou un autre espace de votre bureau. Cette première étape vous permettra de rester organisé et de vous concentrer sur la tâche à accomplir en ayant moins de distractions sous les yeux.

Passons à un outil de travail essentiel : votre ordinateur. Un ordinateur encombré est non seulement difficile à utiliser, mais il peut aussi causer un stress à la maison et au travail, en particulier lorsque le disque dur va commencer à ramer :

  • De façon régulière, supprimez les fichiers dont vous n’avez pas besoin ;
  • Fermez les onglets de navigateurs qui ne vous servent pas. Il existe des astuces pour ouvrir plusieurs onglets simultanément quand vous recommencerez une tâche qui nécessite l’utilisation de plusieurs outils en ligne (je vous montre de suite comment faire).
  • Rangez vos favoris sur votre navigateur.

Ouvrir plusieurs onglets simultanément pour une tâche

Si vous ouvrez systématiquement les mêmes pages web pour accomplir une tâche , vous n’aurez rien à installer puisqu’il suffit de regrouper les favoris des pages à ouvrir dans un dossier.

Je vous donne la méthode sur Google Chrome :

  1. Cliquez sur la barre de favoris et choisissez « Ajouter un dossier » ;
  2. Donnez lui un nom.
  3. Glissez-déposez les favoris sur le dossier que vous venez de créer.
  4. Pour ouvrir l’ensemble des pages en une fois, faites un clic droit sur le dossier et choisissez « Ouvrir tous les favoris » sur Chrome ou « Tout ouvrir » dans des onglets sur Firefox. Sur Safari et les autres navigateurs, la même manœuvre existe.
Comment ouvrir plusieurs onglets en même temps sur Google Chrome

Bonus : Essayez gratuitement Notion, une application desktop, mobile et web qui rassemble les fonctionnalités de Google Doc, Trello, Dropbox ou encore Evernote en un seul outil. Idéal pour tout ranger à un seul endroit et mieux s’organiser au travail.


#12 Simplifier votre relation avec votre boîte mail (vous allez gagner une tonne de temps et d’énergie)

C’est sûrement une des techniques qui m’a le plus fait gagner de temps depuis que je m’intéresse à la productivité.

Cela vous arrive parfois de remarquer combien les emails prennent le contrôle de votre journée ? Si l’on en croit les statistiques de McKinsey, nous passons environ 28% de notre temps de travail sur notre boîte de réception.

Bien qu’il soit censé être un outil de productivité pour la plupart des gens, le courrier électronique est une sérieuse distraction qui vous empêche d’accomplir une tâche souvent plus importante, et plus urgente.

Considérez que chaque fois que vous arrêtez de travailler sur une tâche pour vérifier votre boîte de réception, il vous faudra plus de 15 minutes pour revenir à un niveau de concentration normal.

Si vous êtes le genre de personne qui ouvre instinctivement un courrier électronique chaque fois que vous recevez une notification, vous vous rendez compte qu’il est temps d’agir.


Voici comment reprendre votre mailbox en main.

1. Évitez de checker vos e-mails directement en vous réveillant

Il est tentant de prendre votre téléphone dès que l’alarme se déclenche et de commencer à parcourir vos e-mails. Mais c’est une mauvaise habitude à bannir. Vous ne faites que vous stresser dès le réveil sans même avoir pensé à autre chose. D’une manière générale, évitez les e-mails sur les périodes « off » quand vous ne travaillez pas.

2. Fixez un créneau horaire pour répondre aux e-mails par lot

Selon Jocelyn Glei, auteur de Unsubscribe, il existe deux types d’utilisateurs. Le premier est celui qui réagit immédiatement à une notification en répondant presque instantanément. Il arrête tout ce qu’il faisait au moindre e-mail reçu. Le second est celui qui préfère réserver un ou deux créneaux dans sa journée pour répondre aux e-mails reçus.

Sans grande surprise, le deuxième type d’utilisateur est plus efficace (vous l’avez sûrement deviné), et il stresse moins car il ne touche pas à ses e-mails lorsqu’il est en repos.

3. Rangez votre boite mail en fin de journée

Vous n’avez pas eu le temps de répondre à tous les messages pendant votre « période boîte mail » ?

Aucun problème, vous le ferez au prochain créneau réservé aux mails. Mais prenez une minute pour classer les mails restants dans des dossiers afin d’accélérer votre prochaine session d’e-mails. Un exemple :

  • Dossier « à déléguer » ;
  • Pas urgent ;
  • Important ;
  • Poubelle ;

Certains spécialistes de la productivité réalisent des Masterclass de la gestion d’e-mails. Nous n’en sommes pas encore à ce stade, puisque ce guide de productivité est destiné à ceux qui veulent des astuces simples pour gagner du temps tout de suite.

Ces astuces, vous les avez maintenant. Il n’y a plus qu’à faire preuve d’un tout petit peu de volonté pour les mettre à l’œuvre.


En résumé : l’essentiel à retenir pour gagner du temps et de l’énergie au travail et être plus productif

Vous voilà arrivés au bout de ce guide pour améliorer votre productivité. Pour rappel, voici les 12 astuces que vous pouvez appliquer dès maintenant :

  1. Faire des To Do List cohérentes et simples ;
  2. Exécuter une tâche correctement plutôt que d’en faire plusieurs moyennement ;
  3. Utiliser la méthode Pomodoro pour structurer vos sessions de boulot et vos pauses ;
  4. Écrire dans votre Bullet Journal ;
  5. Utiliser un outil de gestion de projet gratuit ;
  6. Faire de VRAIES pauses sans écran pour recharger vos batteries ;
  7. Mettre en place une routine de travail puissante ;
  8. Mâcher du chewing-gum ;
  9. Lire plus rapidement pour gagner du temps ;
  10. Visualiser tranquillement le matin ou le soir ;
  11. Ranger votre bureau et votre ordinateur ;
  12. Savoir décrocher de sa boîte mail.

Devenir plus productif est un processus qui demande de la rigueur, mais je crois que cela vaut vraiment le coup d’essayer si vous pensez pouvoir faire plus de choses tout en conservant votre énergie.

Si vous avez déjà testé d’autres astuces qui pourraient figurer dans ce guide, n’hésitez pas à les publier en commentaire pour les partager avec notre communauté.

Sources :
(1) Supertaskers: Profiles in extraordinary multitasking ability, Jason M Watson, David L Strayer ;
(2) Science Says You Should Leave Work at 2 p.m. and Go for a Walk, Chris Mooney sur MotherJones.com ;
(3) Les avantages cognitifs du Chewing-Gum, Serge V Onyper, Timothy L Carr, John S Farrar, Brittney R Floyd ;
(4) Psychological perceptions matter: Developing the reactions to the physical work environment scale, ScienceDirect.com.

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