La deadline : une amie qui ne vous veut pas que du bien.

Les deadlines peuvent générer du stress. Le stress peut à son tour engendrer la procrastination. Et procrastiner nous empêche de finir ce que l’on devait faire à temps.

Pourquoi la deadline est notre amie ? Car elle nous permet de nous organiser. Mais cet amie peut vite nous mettre la pression et faire dérailler notre productivité si son acolyte la procrastination intervient.

Dans cet article :

  • D’abord, on relativise sur les deadlines. C’est pas la fin du monde ;
  • Ensuite, je vous présente une méthode toute simple pour contrecarrer la procrastination et finir vos échéances à temps.

Pourquoi les deadlines nous stressent ?

Dans notre société ultra-connectée, nous sommes de plus en plus pressés par le temps. Tout doit être fait rapidement, et nous prenons moins de recul.

Les délais imposés peuvent créer du stress et impacter le cerveau. Et le conflit cérébral de la procrastination s’ajoute par-dessus. La deadline devient tellement stressante que l’on procrastine pour l’éviter, ce qui engendre encore plus de stress car on avance toujours pas sur ce que l’on devrait faire.

Une sorte de cercle vicieux.

Non seulement le report d’une tâche jusqu’à son échéance crée du stress, mais différentes études ont découvert que cela peut endommager des cellules du cerveau et diminuer la créativité (un peu comme le « mauvais » perfectionnisme).

Elles ne sont que la partie visible de l’iceberg

Être en retard dans le rendu d’un dossier, une réservation de billets ou encore le paiement des impôts n’est que le sommet de l’iceberg. Ce n’est pas « grave » sur le moment.

Ce type de procrastination, également appelé acrasie ou « effet Akrasia », peut être le résultat d’années d’hésitations et de « remises à demain ». Mettre un filtre sur les deadlines en se disant qu’être en retard n’aura aucun impact est une illusion à corriger. La plupart du temps, l’impact est réel et peut même créer une sorte d’effet domino sur d’autres secteurs de notre vie (un retard en entraîne un autre, on se précipite et on fait mal les choses, etc.).

Nous avons tous des échéances à tenir, et nous en aurons toujours

Le paiement de factures, une inscription à l’université, acheter un cadeau d’anniversaire ou répondre à l’e-mail important de son boss : nous serons toujours sollicités par des deadlines.

Pourquoi nous les respectons ? Car notre société s’organise de cette manière, et qu’en personnes civilisées nous contribuons à son fonctionnement.

Il n’est bien sûr pas recommandé d’être obnubilé par l’horloge qui tourne. Mais à l’inverse, se déconnecter des échéances et de ses obligations temporelles aura très probablement pour conséquence un réveil brutal un jour ou l’autre.

Nous devons donc faire avec, et chercher l’équilibre. Voici ce qui pourrait vous aider à le trouver.

L’agenda est votre meilleur ami

Toutes vos deadlines pour le mois à venir doivent être visibles en un coup d’œil. Notez absolument TOUT ce que vous êtes susceptibles d’oublier. Même sans configurer de rappel. Rien que le fait de noter va inconsciemment y faire penser.

Je vous recommande un outil : Google Agenda. Couplé à ses autres applications comme Google Keep, Gmail ou Google Task, la suite Google est un formidable outil de productivité gratuit.

Google Agenda pour noter les deadlines

Google Agenda permet de programmer simplement une tâche et d’avoir une vision d’ensemble de son calendrier. Vous pouvez le consulter aussi sur votre téléphone et programmer des rappels.

Il existe bien sûr d’autres applications qui font office de calendrier ou agenda. Pour les puristes, un carnet agenda fera également l’affaire, sauf qu’on ne peut pas vraiment avoir cette vision d’ensemble et l’accessibilité numérique.

La méthode « One Step »: une solution simple pour se mettre au travail

Cette solution tient en 4 mots : faire le premier pas. Facile à dire, facile à faire ? C’est ce que nous allons voir.

Elle consiste à réaliser une action raisonnable, sans moyens à déployer, et qui puisse être exécutée sans délai.

Exemple perso : Je dois rédiger un rapport de performance de site web pour un client. C’est la dernière étape avant de terminer ma mission. Rédiger un rapport devrait me prendre environ 1 heure (en étant efficace), et pourtant je n’arrive pas à m’y mettre en imaginant le boulot à effectuer pour réaliser un beau rapport.

Je sais que si je ne le fais pas alors que j’ai le temps, d’autres choses à faire vont s’accumuler, et finalement le rapport ne sera jamais produit et envoyé en temps et en heure. Voici comment je me force à m’y mettre, même sans aucune envie :

  • Je crée le fichier word avec le nom du client + la date du rapport ;
  • J’ouvre le dernier rapport envoyé (celui du mois dernier ou celui d’un autre client) ;
  • Je sauvegarde le fichier.

Rien d’extraordinaire. L’action est raisonnable (5 clics et 30 secondes environ). Et pourtant, elle a le pouvoir de me faire démarrer. Comme je l’ai déjà évoquée dans de précédents articles, la phrase « le plus dur n’est pas de le faire, c’est de commencer à le faire » prend tout son sens.

Une fois que j’ai commencé, ma concentration sur ce rapport client augmente et j’ai envie de continuer.

L’essentiel à retenir

Quand on arrive à commencer la tâche qu’on évitait, il est souvent moins douloureux ensuite de continuer à travailler dessus. Réduisons la dépense énergétique de nos habitudes. Plus elles sont petites et faciles à démarrer, moins nous sommes enclins à la procrastination.

Commencez la tâche avec une action simple qui prend moins de 2 minutes.

Pendant ces deux premières minutes, vous pouvez aussi noter toutes les étapes à accomplir pour réaliser ce que vous devez faire. Ainsi, vous avez un plan avec des séquences de travail définies par étapes. Des outils comme Trello peuvent vous servir si vous préférez un tableau visuel pour préparer vos listes de tâches.

Et plus vite vous terminez une tâche, plus vite le sentiment d’être productif s’installe pour le reste de votre journée.

Faites le premier pas, réconciliez-vous avez vos deadlines.

Posez-vous 3 questions :
Quand se finit ma deadline ? Que se passe-t-il si je ne termine pas à temps ? Quel premier pas puis-je faire ici et maintenant pour avancer sur cette tâche ?

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